'종이없는사무실'이 급속히 번진다

페이퍼리스가 대세! 강동구청 등 도입 잇따라

[아시아경제 김수진 기자]# 강동구청은 올 초 매년 발간하는 '교육훈련계획서'를 종이 책자가 아닌 'E-Paper'로 제작해 배포했다. 강동구청이 도입한 E-Paper는 파워포인트를 이용해 제작 후 각각의 페이지를 하이퍼 링크 기능을 이용해 넘길 수 있도록 한 것이다. 출력을 할 수 없다는 점에서 기존 파워포인트 제작물과 다르다.

강동구청은 '종이 없는 사무실'을 구현하기 위해 이같은 결정을 내렸다. E-Paper를 도입하면서 당초 종이책으로 만들려던 2000여 권을 전자화해 종이 사용량을 크게 줄일 수 있었다는 것이다. 강동구청 관계자는 "종이 사용량도 줄어들고 예산도 절감됐다"며 "수정하기 쉽고 시각적으로도 뛰어나 직원들 반응도 좋은 편"이라고 전했다. 포항시청이나 부산, 경기도 지역 등에서도 E-Paper를 어떻게 제작하는지 문의가 들어오고 있다. 강동구청은 내년부터 직원들에게 필수적으로 E-Paper 제작 과정을 교육시키는 등 사용을 더욱 확대시킬 계획이다.

◆"사무실에서 종이를 추방하자!"

종이없는 사무실을 구현하기 위해 각 기업과 공공기관들의 행보가 점차 빨라지고 있다. 정부가 2013년부터 업무 처리 전과정을 탈(脫)종이 업무환경으로 바꿔나가겠다고 선언함에 따라 각 공공기관은 이미 '종이와의 전쟁'에 뛰어든 상태다. 우정사업본부는 올해 종이사용량을 20% 줄여 연간 22억원을 절감한다는 목표아래 '페이퍼리스(Paperless) 그린 IT' 전략을 세웠다.

이에 따라 모든 문서 출력시 인쇄 기본 설정을 'A4 용지 1매 2쪽 찍기'로 바꾸고 한글과컴퓨터에 우정본부 전용 소프트웨어 개발을 맡겨 기관내 보급을 마쳤다는 것이다. 행정안전부와 국세청도 전자문서관리시스템을 도입해 민원업무를 온라인화하고 서류 이용을 없앴다.

기업들도 종이 사용량을 줄이기 위해 절치부심하고 있다. 제지공업연합회에 따르면 국내 복사용지의 연간 총 소비량은 14만t에 달한다. 이 때문에 발생하는 비용도 무시할 수 없는 수준이다. 지식경제부는 국내 기업이 한 해 동안 법적 보존해야 하는 종이문서의 발생량이 A4 기준으로 약 95억장이며, 이를 유통ㆍ관리하는데 드는 비용만 해도 25조원에 달하는 것으로 추산했다. 각 기업들이 전자화를 서두르는 충분한 이유가 있음이 드러난 셈이다.

이와 관련, 최근 종이를 대체할 수 있는 솔루션들이 각광받고 있다. 한국어도비시스템즈는 올초 '어도비 애크로뱃 9'을 선보여 호평을 받고 있다.'어도비 애크로뱃 9'은 PDF기술에 플래시(Flash)기술을 접목한 전자문서 솔루션으로, 종이 문서보다 다양한 정보를 담을 수 있고 협업을 하기 쉽다는 장점을 갖고 있기 때문이다. PDF 문서에 비디오나 오디오 등의 자료를 담을 수 있고, 종이문서에 메모를 하는 것처럼 주석을 달아 수정사항을 표시할 수 있어 효율성이 높다는 것이다.

어도비 관계자는 "PDF기술이 이미 글로벌 표준으로 자리잡은 상태"라며 "미국 연방 주정부 등 전세계 정부나 기업에서 어도비 PDF를 채택하고 있고, 국내에서도 대한항공, 코오롱건설, 현대미포조선 등이 이를 활용하고 있다"고 설명했다.

이파피루스가 지난해 내놓은 전자문서 솔루션인 '폼 게이트웨이'는 워드나 아래아한글의 프로그램으로 작성한 문서를 쉽게 PDF 파일로 변환해준다. 이후 변환된 PDF 파일에 내용을 입력하면 서버에 데이터로 남는다. 이파피루스는 '폼게이트웨이'를 이용해 노원구청 전체 주민센터에 전자민원 서비스를 구축했다.

네오랩이 내놓은 '닷코드' 솔루션도 눈에 띈다. 닷코드는 종이나 다양한 재질의 표면에 미세한 점으로 된 코드를 입혀 정보를 담거나 하이퍼링크를 거는 기술이다. 무선 블루투스 기능을 갖춘 전용펜으로 종이에 내용을 적으면 이미 인쇄된 닷코드를 기반으로 필기 궤적을 알아내 종이에 쓴 내용이 디지털 정보로 변환한다.

또한 PC나 휴대폰, TV등과 연동해 쓸 수도 있다. 일반 종이를 사용하면 수정한 내용을 새로 출력해야 하는 등 종이 사용량이 늘어나지만 닷코드 솔루션을 이용하면 종이에 바로 수정하고 내용을 이메일로 전송할 수 있게 되는 것이다. 또한 한 장의 종이에 많은 정보를 담을 수 있어 종이를 덜 써도 된다는 것이 최대 강점으로 꼽힌다.



김수진 기자 sjkim@