전자문서로 바꾸니 종이가 1년에 18만장 아껴져

서초구, 서울시 최초로 차량취득세고지서 발급 시 제출서류 보관방식, 전자문서로 바꿔

[아시아경제 박종일 기자]서초구(구청장 진익철)는 첨부서류 복사로 낭비되는 종이의 사용을 막아 예산도 절감하고 환경도 살리기 위해 서울시 최초로 지난해 12월부터 서류 보관방식을 종이가 아닌 스캔하여 전자문서로 등록하는 것으로 개선했다.

2010년12월 전국차량 무관할 등록제가 시행되면서 그 해 5만7839건이었던 차량취득 신고건수가 2011년 7만5982건, 2012년 7만9292건으로 점점 증가하고 있다. 또 1년에 사용되는 종이량도 17만3517장에서 2011년 22만7946장, 2012년 23만7876장으로 점점 증가하고 있다.

이번 시스템 개선으로 우선 1년에 18만장(A4용지 72박스) 종이가 절약될 것으로 보인다.

차량취득세 신고서

1일 소요되는 종이 750장, 한 달이면 1만5000장(A4용지 6박스)이 사용되고, A4용지 1박스(1박스 = A4용지 2500장)에 2만2000원인 점을 감안하면 1년이면 160만원 정도(6박스×12개월×2만2000)의 예산이 절감된다.

이는 30년생 나무 1그루로 복사지 4상자를 만든다고 했을 때 1년에 18그루의 벌목을 방지할 수 있는 것이다.

특히 앞으로 이 시스템을 25개의 자치구에서 적용해 사용한다면 일 년에 A4용지 1800박스 종이를 절약해 450그루 나무를 살릴 수 있을 것으로 보인다.

이외도 양도증명서 등 명의이전서류를 민원인이 정보공개요청 시 일일이 수작업으로 찾아야 해 오랜 시간이 걸렸지만 전자문서로 등록해 놓음으로써 날짜별로 검색이 가능해져 담당공무원 입장에서는 업무의 효율성이 향상돼 민원인들에게 더 나은 행정서비스를 제공할 것으로 보인다.

진익철 서초구청장은“앞으로는 기존에 취득세액신고서를 출력, 서명하던 것을 전자서명으로 바꾸도록 서울시에 건의할 예정"이라며 "이 부분에 있어서도 하루 300장 정도 사용되는 종이의 사용을 줄여 서울시 25개의 자치구에 적용된다면 하루 7500장의 종이가 절약될 것으로 보인다. 앞으로도 지속적인 스마트 행정 추진으로 자원절약과 저탄소 녹생성장에 기여하겠다”고 밝혔다.

서초구는 2011년 1월부터 예산절감과 업무처리 속도를 높이기 위해 ‘종이 없는 행정’을 추진하고 있으며, 구청 주차장 이용권 뿐 아니라 구내식당 이용권, 민원신청서도 모두 전자 시스템으로 바꾸었다.

또 수십년간 종이로 보고하고 결재하는 방식에 익숙해진 조직문화를 효율적으로 바꾸기 위해 과·동장급 주요 간부들에게 휴대와 사용이 편리한 태블릿PC를 지급하고 사용방법을 교육해 ‘종이 없는 보고문화’를 자연스럽게 정착시키는 데 주력했다.

그 결과 지난 2년간 총 8177박스의 종이를 절감했으며, 30년생 나무 2044그루의 벌목을 방지하는 효과를 거뒀다.

박종일 기자 dream@