[深度解读]“生产力·工作满意度”一举两得的妙招？每周3天“无会议日”[办公室转型]⑩

by Jeong Hyunjin

Published 05 Mar.2023 10:00(KST)

Updated 10 Mar.2023 10:55(KST)

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视频会议暴增成“会议地狱”
“4人及以下开视频会，10人及以上线下面对面更高效”

编辑者的话[찐비트]是“郑贤真商业趋势”也是“真正商业趋势”的缩写，是展示工作（Work）变化趋势的专栏。“찐비트”中的子栏目“Office Shift（办公室转变）”将细致观察以新冠肺炎疫情为契机开始的办公室变化，并以我们至今共同进行的各种实验为基础，探索未来工作形态的答案。每周六、日早上与各位见面。连载40期后，还将出版成书，供读者阅读。

[深度解读]“生产力·工作满意度”一举两得的妙招？每周3天“无会议日”[办公室转型]⑩

“我们要把会议给你们取消掉。”

如果久违地去公司上班，看到这样的公告，会有什么想法？加拿大全球电子商务企业Shopify的员工在结束年末假期、今年1月初返岗时，收到了一封邮件，吓了一跳。首席执行官（CEO）Tobi Lütke发来的邮件中写着，公司将推行大规模取消低效会议的“日程清理（calendar purge）”政策。在全体1万名员工全部远程办公的情况下，公司将尽量取消2人以上参加的会议。

具体来看，公司把周三定为“无会议日”，50人以上参加的大型会议必须安排在每周四规定的时间段内。管理员工日程的电子日历中还装上了一个“装置”，禁止3人以上定期召开会议。对于不符合标准的会议安排，系统还会发出提示信息。要想开一次会，就必须慎重思考时间安排、必要性、参会人数等因素。

Shopify之所以采取这项措施，是为了扭转低效的会议文化。过去，会议日程一个接一个，员工连处理个人工作都顾不上，只能坐在摄像头前面发呆，如今纷纷拍手叫好。Lütke CEO表示，通过这项措施，公司一年可以节省32.2万小时，相当于额外雇用150名员工的效果。

实施一个月后的上个月中旬，Shopify首席人力资源官（CHO）Tia Silas在接受彭博通讯社采访时表示，“部分会议正在回归”。不过她称，“这没问题”。由于公司的举措，每个人在有人要安排会议时都拥有了拒绝的权利，大家不再把“聚在一起”本身当成意义所在，而是开始思考“通过会议究竟想获得什么”。

◆ 疫情下再被聚焦的“会议地狱”……线下与视频协同并存

从集团会长到基层员工，令所有职场人头疼的所谓“会议地狱”，早在几十年前就已成为企业内部的顽疾。许多职场人整天被各种会议叫来叫去，直到下班时间才勉强坐回工位开始真正工作。即便如此，开会就一定能带来好业绩吗？那又是另一回事。讨论了半天却连结论都没得出的情况屡见不鲜，不禁让人感叹“纯属浪费时间”。

企业和职场人砸在不必要会议上的成本可谓惊人。

美国北卡罗来纳大学教授Steven Rogelberg去年以632名美国职场人为对象进行调查，并以5000人以上大企业为基准推算，仅参加那些“其实完全可以不参加”的会议所浪费的成本，年均就高达1.1亿美元（约合1300亿韩元）。调查对象每周用于开会的时间为18小时，其中31%被他们认为是“并非绝对必要”的会议，但真正拒绝参会的情况仅占14%，上述估算正是基于这一点得出。

韩国的情况也类似。韩国商工会议所在2017年以1000名职场人为对象进行的“会议文化现状”调查显示，职场人一周平均要开3.7次会，其中有1.7次被认为是“不必要的会议”。虽然这项调查是在新冠疫情之前进行的，但目前的情况并没有太大变化。

进入新冠疫情时代后，另一类会议问题开始困扰职场人。随着居家办公扩散，无法到办公室上班，和上司、同事的线下面对面会议减少，取而代之的是视频会议的激增。这是利用Zoom、微软（Microsoft）Teams等平台进行的非面对面会议。原本只要坐在旁边、或者走在办公室里在走廊上偶遇就能用几句话解决的事情，如今却要另行安排时间打开视频会议窗口来沟通，导致不必要的时间消耗大幅增加，“视频会议地狱”就此拉开序幕。

据微软调查显示，2020年3月至2022年2月期间，利用微软通信平台Teams进行的每周会议总时长增加了252%，每周会议次数也增加了153%。尤其是时间短、安排突然的会议在两年间增加了8%。通过Teams进行的会议中，15分钟以内的短会占整体的60%。微软分析称，自2021年2月起的一年间，15分钟以内的短会增加了39%，比其他时长段的会议增长得更快。

就这样经历了3年的新冠疫情时期，如今我们的办公室环境已经改变。过去难以推行的视频会议如今逐渐扎根，同时线下面对面会议也并存。会议方式愈发多样化，关于如何高效运营会议的思考也更加深入、更加广泛。会议的目的是什么、参会人数有多少、参会者的工作形态如何等多种因素，都开始影响会议方式的选择。

◆ “4人及以下用视频，10人及以上请线下面对面”

韩国代表性企业三星电子今年也开始推进“减少会议”。三星电子设备解决方案（DS）部门负责人、社长Kyung Kye-hyun向员工提出了今年目标之一：减少低效、只浪费时间的会议。这一举措反映了员工的抱怨。公司要求将整体会议数量削减25%，其余75%中尽量有一半以非面对面方式进行，以提高工作效率。也就是说，在尽可能减少会议的前提下，如确有必要开会，就不要再因为奔波往返而无谓浪费时间。

如果确实需要开会，应在面对面会议和视频会议之间作何选择？标准又是什么？

一家在新冠疫情期间同时尝试过两种会议方式并进行效率实验的英国企业得出的结论是：“要根据参会人数来决定”。由于视频会议依赖摄像头和麦克风，存在相应的局限性——与会者难以同时发言，只能从小小的画面中捕捉对方的表情。在这样的环境下，会议很难快速、高效推进并产出结果。综合考虑后，该企业得出的结果是：4人以下的小规模会议适合采用视频形式，10人以上则适合采用线下面对面会议。

诺丁汉大学教授Paul Mizen等人在2021年10月以2100多名英国职场人为对象进行问卷调查时发现，两人进行视频会议时，受访者感觉比直接面对面会议的效率提高了5.9%。当3至4人参会时，视频会议的效率也被认为比线下面对面会议高出5.2%。但当参会人数增加到5至9人时，效率提升幅度减半，仅为2.4%。

参会人数越少，越觉得效率更高，被认为是因为利用视频平台这一技术，可以在节省为参会而奔波的时间的同时，为所有与会者创造一个可以发表意见的环境。

当参会人数超过10人时，受访者反而认为视频会议比线下面对面会议的效率低1.4%。当人数超过10人，在视频会议中本身就很难发言，除发言者外，其余人多数需要静音，实际讨论变得困难。往往是一个人拿着麦克风，其余人变成“观众”。此外，随着视频会议平台画面中需要容纳的脸越来越多，单个人脸的显示就越小，连观察表情都变得困难。

◆ 如果我们也像Shopify那样设立“无会议日”

设立可以一整天专注个人工作的“无会议日”的企业，并非只有Shopify。Facebook母公司Meta Platforms的首席执行官（CEO）Mark Zuckerberg在新冠疫情初期的2020年5月就把周三定为“无会议日”。当时他在接受CNBC电视台采访时表示，“很多人会想：‘如果不用去公司，如果没有会议，效率会更高吧’”，并在推行居家办公的同时宣布引入“无会议日”。

在一周的工作日里，把几天定为“无会议日”，才能在提高生产力的同时，打造令员工满意度也随之提升的最佳组合？

英国雷丁大学亨利商学院教授Ben Laker等人在去年1月发表于管理学期刊《麻省理工学院斯隆管理评论》的研究中指出，他们调查了76家拥有1000名以上员工、并在12个月内引入“无会议日”的企业，结果显示，在每周5个工作日中，有4天为“无会议日”的情况下生产力最高。也就是说，如果一周工作5天，只允许其中1天开会，生产力最高。

当“无会议日”为每周1天时，生产力提高35%；当这一天数增加到4天时，生产力提升幅度扩大到74%；而5天全部为“无会议日”时，生产力增幅反而回落到64%。Laker教授分析称，把每周4天设为“无会议日”的企业，在回复即时通讯工具上提问的速度更快，沟通也更加清晰。误解对方意图、出现“我还以为你是这个意思呢”之类情况的频率也有所下降。

不过，员工对自身工作的满意度在“无会议日”为每周3天时达到峰值65%，随后在每周4天时降至62%，每周5天时则骤降至42%。员工对公司归属感方面，当“无会议日”为每周1天时为28%，增加到每周4天时上升至44%，但若扩大到每周5天，则回落至27%。与会议相关的压力感在每周5天全部为“无会议日”时减少了75%，降幅最大。