“合同办理也用电子文书了~”…瑞草区将减少使用20万张纸

by Kim Minjin

Published 21 Oct.2024 10:14(KST)

“瑞草智慧合同行政”下月起实施
减少合同公司上门次数，简化工作流程提升效率

首尔瑞草区 SmartOK 民愿服务中心外观。瑞草区提供。

首尔瑞草区（区厅长 Jeon Seong-su）21日表示，将从下月起把以纸质文件进行审批、打印、保存的合同业务，转为以电子文书为基础，推进“无纸化、无上门”的“瑞草智慧合同行政”。

目前在推进合同业务时，各阶段都需在纸质文件上盖章并手工审批，每年约有25万张纸质文件经过装订后保管在档案库中。

为改进这一情况，区政府将以行政电子签名替代印章和审批，实现通过电子文书系统一体化处理，无需打印纸质文件。即把原先通过装订后存放在档案库的方式，改为在业务管理系统中以电子方式保存。

区合同主管部门在各合同阶段也将尽量减少不必要的合同文件打印，利用电子系统进行电子保存，从而减少打印纸张和办公用品的使用，预计将带来减少碳排放和节约预算的效果。

据预计，该政策实施后，每年可节省约20万张纸张，相当于原先用量的80%。根据环境部《碳中和生活实践指南》标准，如此节省的纸张，相当于种植30年生松树140棵的效果。以一棵松树的碳吸收量为8公斤计算，预计可减少二氧化碳排放共1120公斤。

此外，以往承包企业为提交合同文件，少则需往返区厅发包部门及合同部门2次，多则需往返7至8次，十分繁琐。对此，区政府计划通过采购厅“Nara Jangteo”系统，对可通过电子方式提交的合同文件实行无上门电子接收，从而减少承包企业前往区厅的次数。

同时，各个区厅部门在提出合同委托时，将把原先手写提交的方式，改为通过业务管理系统以电子方式发送，免除工作人员前往区合同主管部门（财务科）的麻烦，简化工作流程。

除此之外，区政府还将就现行对同一企业进行议价合同时适用的次数限制制定改进方案，推进与当地小微商户共生的合同制度。现行议价合同次数限制规定，作为防止合同过度集中于特定企业的标准，限定为每年按部门不超过5件、全区不超过7件。

区政府计划对本地区企业放宽议价合同限制标准，增设例外条款，将每年按部门不超过7件、全区不超过9件的限制标准适用于本地区企业，以提高本地企业合同履行率，并有望为激活地方经济作出贡献。

区政府还在为中小合同企业推进多种共生方案。通过在区政府官网上建设的本地企业宣传系统“介绍我们的企业”，方便检索企业信息，积极用于发掘本地企业。同时，面向合同企业制作并发放《通俗易懂的公共合同指南》，使企业能够按照合同各阶段，轻松查阅主要程序及所需文件。

Jeon Seong-su 区厅长表示：“通过此次‘瑞草智慧合同行政’，我们将通过合同业务电子化，走在全球碳中和实践的前列，并与本地小微商户携手共生，为激活地方经济作出贡献，打造更加透明、公正、环保且廉洁的瑞草区。”

本报道由人工智能(AI)翻译技术生成。