[真Beat]不见面也能适应新公司？居家办公必修课“入职培训”[办公室转型](27)

帮助新员工适应的“入职引导”……做不好离职激增
非接触环境下“一对一秘书”项目应用增多

微软（Microsoft，MS）在新冠疫情（全球大流行）期间新招了约5万名员工。虽然今年年初受大型科技企业裁员寒潮影响，一口气裁掉了1万多人，但微软在新冠疫情最为严重、居家办公成为常态的时期，已经逐步积累起在远程办公环境中接纳新成员的经验。不仅是应届新人，连有经验的职场人士也陆续加入名为微软的这一组织。

“在将居家办公与到办公室上班相结合的混合办公环境中，你的经理现在就是一名‘全方位礼宾（full-service concierge）’。”

微软首席执行官（CEO）Satya Nadella去年做客宾夕法尼亚大学沃顿商学院教授Adam Grant的播客节目时，就在混合办公环境中接纳新成员时需要考虑的问题作出了上述表述。礼宾原本指的是在酒店大堂根据住客需求扮演某种“管家”角色的员工，他的意思是，新入职者的直属上级管理者必须承担起这样的角色。要成为从A到Z，把会议的所有事项、组织文化以及沟通方式一并告知的新员工的“定制秘书”。

Nadella CEO称，“这与过去依赖众多员工参与的（线下面对面）完整入职培训体系的时代不同。”随后，他还举了一个具体例子：有一位经理为了让新入职员工能与其他员工建立关系，会打开微软的视频会议系统Teams，把两人拉进同一个会议窗口，自己只负责做个介绍，然后就退了出去。Nadella强调，虽然这样会让部分管理者的工作变得繁琐，但即便在居家办公环境中，也能在人与人之间建立起纽带。

实施居家办公的企业，除了对新员工的培训之外，最为苦恼的部分就是有经验员工的“入职引导（Onboarding）”。英文“Onboarding”原意是“登船”，在这里指的是帮助首次登上“组织这艘船”的员工，成长为一名熟练水手。新的成员要顺利适应既有组织，才能高效处理工作、提升生产率，因此在组织层面不得不对入职引导格外上心。

参考报道：2023年5月20日 《[찐비트]“低年资员工必须来办公室”…居家办公时代的新员工培训[Office Shift](26)》

在疫情之前，从如何使用即时通讯工具、建立关系，到协调工作范围、熟悉组织文化和对话方式，适应组织的整个过程几乎都是在线下完成的。然而，为了在实行居家办公的企业中通过远程方式完成这些环节，做法必须改变。到办公室上班时，新员工可以在新的空间里与人直接见面，通过有形与无形的语言交流，全身心感受并熟悉氛围；但在居家办公环境下，一切都只能通过笔记本电脑屏幕来相遇、对话与体验。

一旦新成员在入职引导环节“翻车”，组织所要承受的代价可谓苦不堪言。粗糙的入职引导往往会成为新员工离职的诱因。企业好不容易花费成本走完人事程序、千辛万苦招来的人才，最终却可能被自己“亲手赶走”。

据美国《福布斯》杂志报道，在纳斯达克上市的人力资源解决方案服务公司Paychex去年以1000余名职场人士为对象进行问卷调查，结果显示，在感觉“没有经过完善入职引导程序”的受访者中，有80%表示“打算不久后就辞职”。

设想一下：你离开原单位跳槽到新公司，却始终得不到“被欢迎”的感觉。你可能完全不了解组织如何运转，甚至不知道遇到疑问该向谁请教。在这种情况下，适应公司的过程会被大大拉长，很难弄清自己到底该做什么，当事人本人、公司和同事都免不了身心俱疲，只想赶紧逃离公司。

调查结果显示，在居家办公的情况下，这一现象会更加严重。Paychex的调查中，每3名受访者中就有1人表示，在入职引导过程中感到自己没有得到充分培训，因此倍感困惑。尤其是在居家办公模式下完成入职引导的受访者，这一比例达到36%，明显高于线下面对面办公或混合办公人群。Paychex分析称，选择居家办公的受访者表达离职意向的比例比到办公室上班者高出117%，原因正是在于此。

在居家办公环境中，人们往往不是去建立新关系，而是倾向于巩固既有关系。因为要主动给从未见过面的同事发消息打招呼、闲聊几句并不容易，人们更愿意先把和原本就认识的同事之间的关系经营好。

全球咨询公司麦肯锡去年以美国5500多名在职男女为对象进行问卷调查，结果显示，认为新冠疫情之后自己在职场内外的社会关系网络有所扩展的受访者仅占14%。在受访者中，表示“曾努力去建立新关系”的比例为28%，而表示“主要把精力放在强化原有关系上的”则为31%。这表明，在一个难以建立新关系的环境中，人们更倾向于把重点放在巩固既有关系上。

在这样的氛围下，对于在居家办公的公司中途加入的新成员而言，适当的入职引导过程可谓是帮助其安全着陆于组织内部的“必修课”。

正如Nadella CEO所提到的那样，所谓“礼宾战略”几乎已成为实施居家办公制度企业的入职引导项目的标配。虽然名称各异，有的叫导师（Mentor）、有的叫搭档（Buddy），但核心都是为新员工在其所在团队内一对一匹配一名同事，作为专门的“盯人”角色，为其提供定制化帮助。

Naver即便在居家办公期间，也采用线下面对面的入职引导策略。Naver正在实施允许员工自由选择工作地点的“Connected Work（互联办公）”制度，但要求新入职员工在入职后3个月内，每周至少有1天到办公室上班。员工可以在“Type R（每周5天均可居家办公）”与“Type O（每周至少3天到办公室上班）”两种模式中二选一，但至少在入职后的头3个月，必须遵守到办公室上班的规定，这是为了帮助其更好地适应公司。

当然，仅仅一个人来办公室，并不会自然而然就明白公司里的所有事情。Naver还建议，新员工所在团队中承担导师角色的“Buddy”在这3个月内也至少每周到办公室一次。公司会提供一起吃饭、去咖啡馆的机会；而在正常情况下不会为选择Type R的员工分配固定座位，但在这3个月内，新员工和Buddy都会被安排固定座位。Naver相关负责人表示：“这是为了让他们在3个月内一起在办公室度过时间，帮助新员工适应公司而设立的制度。”

外卖应用程序（App）运营公司“Woowa Brothers”自今年年初开始实施“工作地点自由选择制”，并通过Slack等多种技术工具，选择以线上沟通的方式完成入职引导。为了让新成员更好地适应团队和工作，同一团队的成员会在入职后一个月内担任其“照顾者”，但并没有强制要求必须到办公室上班。对于“在学习工作内容的过程中，远程环境会不会很困难”的提问，Woowa Brothers相关负责人表示：“我们有各种工作共享工具和沟通工具，因此我认为并非一定要线下见面才能完成这些工作。”

不过，为了让新员工更快吸收并适应Woowa Brothers的组织文化，公司会根据入职时间，每月线下举办2次“Baemin Culture Camp（外卖民族文化营）”，让同期入职者之间建立纽带，同时加深对组织文化和服务的理解。

也有企业在准备详尽的入职引导资料方面极为“上心”。2011年创立之初就采用全员居家办公方式的美国纳斯达克上市软件公司GitLab就是代表之一。曾任GitLab远程办公负责人、现任全球求职撮合公司Andela副总裁的Darren Murph在新冠疫情爆发后不久的2020年4月接受美国财经媒体《Business Insider》采访时介绍称，公司在把入职引导流程的每一个步骤文档化方面下了大功夫。他表示，在员工只有区区10人的时候，就已经意识到文档化的重要性并及早着手，通过这一过程，GitLab为员工准备了一套堪称“百科全书”般、极为具体详尽的指南。